1. Qui est responsable ?
Le responsable du traitement est Jordy L’Oeuille, exerçant sous le nom Codegenie, Gentsestraat 98a boîte 001, 8530 Harelbeke, Belgique, numéro d’entreprise et de TVA BE0770651142.
Pour toute question ou demande relative à la vie privée, contactez info@codegenie.be ou utilisez le formulaire de contact. Codegenie n’a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n’étant pas légalement requise pour les activités actuelles.
2. Champ d’application et rôle de Codegenie
Cette politique s’applique aux visiteurs, aux personnes qui contactent Codegenie, aux prospects, clients, fournisseurs et contacts professionnels impliqués dans la collaboration.
Codegenie est responsable du traitement pour son propre site, sa prospection, son administration clients, sa facturation, sa sécurité et ses opérations. Lorsque Codegenie traite des données personnelles uniquement sur instruction d’un client lors du développement, de l’hébergement, de la maintenance, du support ou de la gestion de serveurs, Codegenie agit généralement comme sous-traitant. Lorsque cela est requis, ce traitement est régi par un accord distinct conforme à l’article 28 du RGPD.
3. Quelles données peuvent être traitées ?
Selon la relation et le service, Codegenie peut traiter les catégories suivantes :
- Données d’identité et de contact, telles que le nom, la fonction, le nom de l’entreprise, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.
- Données de demande et de projet, telles que le contenu du message, les fonctionnalités souhaitées, le site actuel, le délai, le budget, les langues et l’état des contenus.
- Données contractuelles, de facturation et administratives nécessaires aux devis, contrats, paiements et à la comptabilité.
- Données techniques, telles que les informations de session, le type de navigateur, les horodatages, les signaux de sécurité, des données réseau limitées, les journaux et le contexte d’erreur.
- Informations de projet et de support, telles que les configurations, identifiants de compte, historiques de modifications, informations d’incident et documentation technique.
- Données de prospects professionnels, telles que le numéro d’entreprise, le nom public, le site, le domaine, l’adresse de contact professionnelle publique, la page source et des évaluations limitées du site.
- Données de consentement et de préférence relatives aux cookies, aux analytics et aux oppositions au marketing direct.
4. D’où proviennent les données ?
La plupart des données sont fournies directement par les formulaires, e-mails, appels, devis, contrats, demandes de support ou communications de projet.
Les données de prospects professionnels peuvent également provenir de sources publiques, notamment les données ouvertes de la BCE/KBO belge, les sites d’entreprise publics, les pages de contact publiques et les informations techniques rendues disponibles par un site. Les clients peuvent aussi fournir des données concernant leurs collaborateurs, utilisateurs, fournisseurs ou propres clients lorsque cela est nécessaire à la mission convenue.
5. Finalités et bases juridiques
Codegenie traite les données uniquement pour des finalités déterminées et sur une base juridique appropriée :
- Répondre aux demandes et préparer des devis : mesures précontractuelles et, le cas échéant, intérêt légitime à traiter les demandes professionnelles.
- Exécuter les projets, le support, la maintenance, l’hébergement ou les services de serveurs : exécution du contrat.
- Facturation, comptabilité et administration légale : obligation légale et exécution du contrat.
- Sécuriser les systèmes, formulaires et infrastructures, prévenir les abus et analyser les incidents : intérêt légitime à fournir des services sûrs et fiables.
- Gérer les relations professionnelles existantes et présenter des services B2B pertinents : intérêt légitime, pour autant que les intérêts et droits de la personne ne prévalent pas et que les règles relatives à la publicité électronique soient respectées.
- Utiliser Google Analytics : consentement. L’intégration Google Analytics de Codegenie n’est pas chargée sans consentement.
- Constater, exercer ou défendre des droits en justice : intérêt légitime et dispositions légales applicables.
6. Formulaires de contact et de devis
Les données des formulaires servent à évaluer et traiter la demande et à prendre les mesures précontractuelles nécessaires. Les champs obligatoires sont limités à ce qui est nécessaire pour traiter utilement la demande.
Les envois sont transmis à la boîte e-mail Codegenie compétente. Une clé d’idempotence temporaire et hachée peut être utilisée pendant maximum un jour pour éviter un double envoi. Le contenu du formulaire, les adresses e-mail et les numéros de téléphone ne sont pas transmis comme événements analytics ni inclus dans le contexte d’erreur ordinaire.
7. Données clients, projets et administratives
Codegenie traite les données nécessaires des clients et de leurs contacts professionnels pour les devis, contrats, suivis de projet, supports, facturations et preuves des instructions convenues.
Lorsqu’un client fournit des données concernant d’autres personnes, il lui appartient de disposer d’une base juridique valable et d’informer correctement ces personnes. Codegenie n’utilise pas ces données pour ses propres finalités incompatibles.
8. Développement, support et gestion de serveurs
Le développement, les migrations, mises à jour, analyses d’incidents, sauvegardes, hébergements ou gestions de serveurs peuvent nécessiter un accès temporaire aux environnements clients, bases de données, journaux, comptes ou autres données personnelles. Codegenie limite l’accès à ce qui est nécessaire à la mission et n’utilise pas les données de production à des fins sans rapport.
Lorsque Codegenie agit comme sous-traitant, le contrat et l’accord de sous-traitance déterminent notamment les instructions, la sécurité, la confidentialité, les sous-traitants ultérieurs, la conservation, la suppression et l’assistance concernant les droits ou violations de données.
9. Prospection professionnelle et marketing direct
Codegenie peut utiliser des données d’entreprise accessibles au public et, en principe, des adresses professionnelles non personnelles pour proposer un service B2B pertinent à une organisation. Les sources peuvent inclure les données ouvertes de la BCE/KBO belge et le site public de l’organisation.
La sélection des prospects peut porter sur l’identité de l’entreprise, le numéro d’entreprise, le site, l’adresse de contact publique, la page source, des caractéristiques techniques du site, le statut et l’historique d’envoi. Le traitement repose sur l’intérêt légitime à présenter des services professionnels de manière ciblée, lorsqu’il est nécessaire et proportionné après mise en balance des intérêts et que les règles applicables au marketing électronique sont respectées.
Le premier message identifie Codegenie, contient une référence à la politique de confidentialité et offre un moyen simple de refuser tout autre message commercial.
10. Évaluation automatisée des sites
Codegenie peut contrôler automatiquement des sites d’entreprise accessibles au public sur la base de signaux techniques, de contenu, d’accessibilité, de sécurité et de conversion limités afin d’évaluer la pertinence éventuelle d’une prise de contact professionnelle.
Cette évaluation sert uniquement à la sélection de prospects, peut être incomplète et ne produit aucun effet juridique ou effet significatif comparable pour une personne ou une organisation. Les signaux insuffisamment étayés ne sont pas présentés comme des faits établis.
11. Cookies, Google Analytics et Cloudflare Web Analytics
Après consentement, Codegenie mesure les pages consultées et les clics sur les liens de services de la page d’accueil. Un clic ou une visite de la page de remerciement ne compte pas comme demande. Les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, contenus des messages et paramètres d’URL ne sont pas ajoutés à cette mesure.
Cloudflare Web Analytics peut être utilisé indépendamment pour mesurer le trafic et les performances. Selon Cloudflare, ce service n’utilise pas de cookies et Web Analytics ne collecte ni n’utilise les données personnelles des visiteurs. Cloudflare peut aussi intervenir comme fournisseur réseau, CDN et sécurité. Des informations techniques complémentaires figurent dans la politique des cookies.
12. Destinataires et prestataires
Les données ne sont partagées que lorsque cela est nécessaire avec des prestataires d’hébergement, domaines, e-mail, sécurité, sauvegardes, analytics, comptabilité ou assistance professionnelle. Google peut recevoir des données pour Google Analytics après consentement. Cloudflare peut traiter des données pour ses services réseau, sécurité et Web Analytics.
Les prestataires ne reçoivent pas plus de données que raisonnablement nécessaire et sont liés contractuellement lorsque cela est requis. Codegenie ne vend pas de données personnelles. Les données ne sont communiquées aux autorités ou à d’autres parties que lorsqu’une obligation légale ou une action en justice le nécessite.
13. Traitement hors de l’EEE
Certains prestataires internationaux peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, Codegenie s’appuie sur un mécanisme de transfert valable, comme une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types approuvées ou une autre garantie autorisée par la loi.
Les garanties concrètes dépendent du prestataire, du service et des paramètres du compte. Des informations complémentaires peuvent être demandées via le contact de confidentialité.
14. Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les données de contact et de devis sans mission active sont généralement conservées au maximum 12 mois après le dernier contact substantiel, sauf si une durée plus longue est nécessaire pour une demande, un litige ou une obligation légale.
Les données clients, projets, contrats, facturations et comptables sont conservées pendant la collaboration puis aussi longtemps que l’exigent les délais légaux de conservation, de preuve ou de prescription. Les journaux techniques, données d’incident et sauvegardes sont conservés pendant une durée limitée selon leur finalité de sécurité, leur cycle opérationnel et les accords contractuels.
Les données de prospects sont supprimées ou minimisées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires pour une approche pertinente ou son suivi. Après une opposition, une inscription minimale de suppression peut être conservée afin d’éviter que la même organisation ou adresse soit à nouveau sélectionnée pour le marketing direct.
Les sessions du site expirent par défaut après 120 minutes d’inactivité. Le choix relatif aux cookies est mémorisé pendant maximum 12 mois. Les données analytics suivent les paramètres de conservation du prestataire concerné.
15. Sécurité et violations de données
Codegenie applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment des connexions chiffrées, une validation côté serveur, une protection CSRF, une limitation du débit, des en-têtes de sécurité, une journalisation limitée, des restrictions d’accès et une gestion contrôlée des secrets et mises à jour.
Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. Les incidents suspectés sont analysés et documentés. Lorsque le RGPD l’exige, Codegenie notifie l’autorité de contrôle compétente et, en cas de risque élevé, les personnes concernées. Lorsque Codegenie agit comme sous-traitant, le client est informé sans retard déraisonnable conformément à l’accord de sous-traitance.
16. Vos droits et la procédure de demande
Sous les conditions légales, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement. Le consentement peut être retiré à tout moment sans affecter la licéité des traitements antérieurs.
Envoyez une demande suffisamment claire à info@codegenie.be. Codegenie peut demander des informations proportionnées pour vérifier l’identité et répond en principe dans un délai d’un mois. Pour une demande complexe ou étendue, la prolongation légale peut être utilisée, auquel cas vous êtes informé pendant le premier mois.
L’effacement n’est pas absolu. Certaines données peuvent être conservées lorsqu’elles sont nécessaires à une obligation légale, à la sécurité, à la preuve, à une action en justice ou au respect d’une opposition au marketing.
17. Opposition au marketing direct
Vous pouvez vous opposer à tout moment et gratuitement au traitement à des fins de marketing direct. Répondez au message commercial en indiquant votre opposition ou contactez info@codegenie.be. Une fois l’opposition traitée, Codegenie cesse le marketing direct vers l’adresse concernée.
Une inscription minimale de suppression peut être conservée uniquement pour continuer à respecter l’opposition. Elle n’est pas utilisée pour créer de nouveaux profils marketing.
18. Réclamation et modifications
Vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. Codegenie demande, si possible, de signaler d’abord le problème afin qu’il puisse être analysé et résolu, sans limiter votre droit de plainte.
Cette politique est mise à jour lorsque les traitements, prestataires ou obligations légales changent de manière substantielle. La date ci-dessus indique la dernière mise à jour substantielle du texte public.