1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke is Jordy L’Oeuille, handelend onder de naam Codegenie, Gentsestraat 98a bus 001, 8530 Harelbeke, ondernemingsnummer en btw-nummer BE0770651142.
Voor privacyvragen of verzoeken kan je contact opnemen via info@codegenie.be of via het contactformulier. Codegenie heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld omdat dit voor de huidige activiteiten niet wettelijk vereist is.
2. Toepassingsgebied en rol van Codegenie
Deze verklaring geldt voor bezoekers, personen die contact opnemen, prospecten, klanten, leveranciers en professionele contactpersonen met wie Codegenie samenwerkt.
Codegenie is verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen website, prospectie, klantadministratie, facturatie, beveiliging en bedrijfsvoering. Wanneer Codegenie tijdens ontwikkeling, hosting, onderhoud, support of serverbeheer persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een klant verwerkt, treedt Codegenie doorgaans op als verwerker. Die verwerking wordt waar vereist geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG.
3. Welke gegevens kunnen worden verwerkt?
Afhankelijk van de relatie en de gebruikte dienst kan Codegenie de volgende categorieën verwerken:
- Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer.
- Aanvraag- en projectgegevens, zoals berichtinhoud, gewenste functionaliteit, huidige website, timing, budget, talen en inhoudsstatus.
- Contract-, facturatie- en administratieve gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, betalingen en boekhouding.
- Technische gegevens, zoals sessiegegevens, browsertype, tijdstippen, beveiligingssignalen, beperkte netwerkgegevens, loggegevens en foutcontext.
- Project- en supportinformatie, zoals configuraties, accountidentificatoren, wijzigingshistoriek, incidentinformatie en technische documentatie.
- Zakelijke prospectgegevens, zoals ondernemingsnummer, publieke bedrijfsnaam, website, domein, publiek zakelijk contactadres, bronpagina en beperkte websitebeoordelingen.
- Toestemmings- en voorkeursgegevens voor cookies, analytics en bezwaar tegen direct marketing.
4. Waar komen de gegevens vandaan?
De meeste gegevens worden rechtstreeks verstrekt via formulieren, e-mail, telefoon, offertes, overeenkomsten, support of projectcommunicatie.
Zakelijke prospectgegevens kunnen ook afkomstig zijn uit publieke bronnen, waaronder KBO Open Data, openbare bedrijfswebsites, openbare contactpagina’s en technische informatie die een website zelf beschikbaar maakt. Klanten kunnen daarnaast gegevens verstrekken over hun medewerkers, gebruikers, leveranciers of eigen klanten wanneer dit noodzakelijk is voor de afgesproken opdracht.
5. Doeleinden en rechtsgronden
Codegenie verwerkt gegevens alleen voor welbepaalde doeleinden en op een passende rechtsgrond:
- Aanvragen beantwoorden en offertes voorbereiden: precontractuele maatregelen en, waar passend, gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te behandelen.
- Projecten, support, onderhoud, hosting- of serverdiensten uitvoeren: uitvoering van de overeenkomst.
- Facturatie, boekhouding en wettelijke administratie: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
- Systemen, formulieren en infrastructuur beveiligen, misbruik voorkomen en incidenten onderzoeken: gerechtvaardigd belang in een veilige en betrouwbare dienstverlening.
- Bestaande professionele relaties beheren en relevante B2B-diensten onder de aandacht brengen: gerechtvaardigd belang, voor zover de belangen en rechten van de betrokkene niet zwaarder wegen en de regels voor elektronische reclame worden gerespecteerd.
- Google Analytics gebruiken: toestemming. Zonder toestemming wordt de Codegenie-integratie met Google Analytics niet geladen.
- Rechtsvorderingen instellen, uitoefenen of onderbouwen: gerechtvaardigd belang en toepasselijke wettelijke bepalingen.
6. Contact- en offerteformulieren
Formuliergegevens worden gebruikt om de aanvraag te beoordelen, te beantwoorden en eventuele voorbereidende stappen voor een overeenkomst te nemen. Verplichte velden zijn beperkt tot wat nodig is om de aanvraag zinvol te behandelen.
Inzendingen worden naar de bevoegde Codegenie-mailbox gestuurd. Een tijdelijke gehashte idempotentiesleutel kan maximaal één dag worden gebruikt om dubbele verzending te voorkomen. Formulierinhoud, e-mailadressen en telefoonnummers worden niet als analytics-event of als gewone foutcontext gelogd.
7. Klant-, project- en administratieve gegevens
Voor offertes, overeenkomsten, projectopvolging, support, facturatie en bewijs van afspraken verwerkt Codegenie de noodzakelijke gegevens van klanten en hun professionele contactpersonen.
Wanneer een klant gegevens van andere personen aanlevert, staat de klant in voor een geldige rechtsgrond en passende informatie aan die personen. Codegenie gebruikt die gegevens niet voor eigen, onverenigbare doeleinden.
8. Ontwikkeling, support en serverbeheer
Bij ontwikkeling, migraties, updates, incidentonderzoek, backups, hosting of serverbeheer kan tijdelijke toegang nodig zijn tot klantomgevingen, databanken, logs, accounts of andere persoonsgegevens. Codegenie beperkt toegang tot wat noodzakelijk is voor de opdracht en gebruikt productiegegevens niet voor ongerelateerde doeleinden.
Wanneer Codegenie hierbij als verwerker optreedt, bepalen de overeenkomst en verwerkersovereenkomst onder meer de instructies, beveiliging, vertrouwelijkheid, subverwerkers, bewaartermijnen, verwijdering en ondersteuning bij rechten of datalekken.
9. Zakelijke prospectie en direct marketing
Codegenie kan publiek beschikbare bedrijfsgegevens en in beginsel onpersoonlijke zakelijke contactadressen gebruiken om ondernemingen een relevante B2B-dienst voor te stellen. Bronnen kunnen KBO Open Data en de openbare website van de onderneming zijn.
Voor prospectselectie kunnen bedrijfsidentiteit, ondernemingsnummer, website, publiek contactadres, bronpagina, technische websitekenmerken, status en verzendhistoriek worden verwerkt. De verwerking steunt op het gerechtvaardigd belang om de eigen professionele diensten gericht aan te bieden, voor zover dit na afweging noodzakelijk en proportioneel is en de toepasselijke regels voor elektronische reclame worden nageleefd.
Een eerste bericht identificeert Codegenie, bevat een privacyverwijzing en biedt een eenvoudige mogelijkheid om verdere commerciële berichten te weigeren.
10. Geautomatiseerde websitebeoordeling
Codegenie kan publiek toegankelijke bedrijfswebsites automatisch controleren op beperkte technische, inhoudelijke, toegankelijkheids-, beveiligings- en conversiesignalen om te beoordelen of een zakelijke benadering relevant kan zijn.
De beoordeling dient alleen voor prospectselectie, kan onvolledig zijn en heeft geen juridisch of vergelijkbaar aanzienlijk gevolg voor de betrokken persoon of onderneming. Signalen die onvoldoende betrouwbaar zijn worden niet als vaststaand feit voorgesteld.
11. Cookies, Google Analytics en Cloudflare Web Analytics
Na toestemming meet Codegenie paginaweergaven en klikken op de dienstenlinks van de homepage. Een klik of bezoek aan een bedankt-pagina telt niet als aanvraag. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, berichtinhoud en queryparameters worden niet aan deze meting toegevoegd.
Cloudflare Web Analytics kan onafhankelijk worden gebruikt voor verkeers- en prestatiemeting. Volgens Cloudflare gebruikt deze dienst geen cookies en verzamelt of gebruikt Web Analytics geen persoonsgegevens van bezoekers. Cloudflare blijft daarnaast mogelijk betrokken als netwerk-, CDN- en beveiligingsprovider. Meer technische informatie staat in het cookiebeleid.
12. Ontvangers en dienstverleners
Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is met dienstverleners voor hosting, domeinen, e-mail, beveiliging, backups, analytics, boekhouding of professionele ondersteuning. Google kan ontvanger zijn voor Google Analytics na toestemming. Cloudflare kan gegevens verwerken voor netwerk-, beveiligings- en Web Analytics-diensten.
Dienstverleners krijgen niet meer gegevens dan redelijk nodig en worden waar vereist contractueel gebonden. Codegenie verkoopt persoonsgegevens niet. Persoonsgegevens worden alleen aan overheden of andere partijen verstrekt wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor een rechtsvordering.
13. Verwerking buiten de EER
Sommige internationale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, gebruikt Codegenie een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegelaten waarborg.
De concrete waarborgen hangen af van de gebruikte provider, dienst en accountinstellingen. Nadere informatie kan via het privacycontact worden gevraagd.
14. Hoe lang worden gegevens bewaard?
Contact- en offertegegevens zonder lopende opdracht worden in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard, tenzij een langere termijn nodig is voor een verzoek, geschil of wettelijke verplichting.
Klant-, project-, contract-, facturatie- en boekhoudgegevens worden bewaard tijdens de samenwerking en daarna zolang wettelijke bewaar-, bewijs- of verjaringstermijnen dit vereisen. Technische logs, incidentgegevens en backups worden volgens hun beveiligingsdoel, operationele cyclus en contractuele afspraken beperkt bewaard.
Prospectgegevens worden verwijderd of geminimaliseerd wanneer ze niet langer nodig zijn voor een relevante benadering of opvolging. Na bezwaar kan een minimale suppressieregistratie worden behouden om te voorkomen dat dezelfde onderneming of hetzelfde adres opnieuw voor direct marketing wordt geselecteerd.
Websitesessies verlopen standaard na 120 minuten inactiviteit. De cookievoorkeur wordt maximaal 12 maanden onthouden. Analyticsgegevens volgen de ingestelde bewaartermijnen van de betrokken provider.
15. Beveiliging en datalekken
Codegenie gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, server-side validatie, CSRF-bescherming, rate limiting, securityheaders, beperkte logging, toegangsbeperking en gecontroleerd beheer van secrets en updates.
Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen. Vermoede incidenten worden onderzocht en gedocumenteerd. Wanneer de AVG dit vereist, meldt Codegenie een datalek aan de bevoegde toezichthouder en, bij een hoog risico, aan de betrokkenen. Wanneer Codegenie als verwerker optreedt, wordt de klant zonder onredelijke vertraging geïnformeerd volgens de verwerkersovereenkomst.
16. Jouw rechten en verzoekprocedure
Binnen de wettelijke voorwaarden kan je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken zonder afbreuk te doen aan eerdere rechtmatige verwerking.
Stuur een voldoende duidelijk verzoek naar info@codegenie.be. Codegenie kan proportionele informatie vragen om de identiteit te controleren en antwoordt in beginsel binnen één maand. Bij een complex of omvangrijk verzoek kan de wettelijke verlenging worden gebruikt, waarbij je binnen de eerste maand wordt geïnformeerd.
Verwijdering is niet absoluut. Bepaalde gegevens kunnen behouden blijven wanneer dit nodig is voor wettelijke verplichtingen, beveiliging, bewijs, een rechtsvordering of het respecteren van een marketingbezwaar.
17. Bezwaar tegen direct marketing
Je kan op ieder moment kosteloos bezwaar maken tegen verwerking voor direct marketing. Antwoord op het commerciële bericht met je bezwaar of neem contact op via info@codegenie.be. Na verwerking van het bezwaar stopt Codegenie met direct marketing naar het betrokken adres.
Een minimale suppressieregistratie kan behouden blijven uitsluitend om het bezwaar blijvend te respecteren. Deze registratie wordt niet gebruikt om nieuwe marketingprofielen op te bouwen.
18. Klacht en wijzigingen
Je kan een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Codegenie vraagt om een probleem indien mogelijk eerst te melden zodat het onderzocht en opgelost kan worden, zonder dat dit je recht op een klacht beperkt.
Deze verklaring wordt aangepast wanneer de verwerkingen, leveranciers of wettelijke verplichtingen materieel wijzigen. De datum bovenaan toont wanneer de publieke tekst voor het laatst inhoudelijk is bijgewerkt.