1. Toepassingsgebied en B2B
Deze algemene voorwaarden gelden uitsluitend voor klanten die handelen voor doeleinden die verband houden met hun handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit. Ze zijn niet bedoeld voor overeenkomsten met consumenten, tenzij Codegenie en de consument uitdrukkelijk afzonderlijke consumentvoorwaarden overeenkomen.
Door een offerte of overeenkomst te aanvaarden waarin naar deze voorwaarden wordt verwezen, bevestigt de klant dat hij de voorwaarden vóór de contractsluiting kon raadplegen en aanvaarden. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer ze schriftelijk zijn overeengekomen.
2. Contractdocumenten en rangorde
De concrete opdracht wordt bepaald door de individueel overeengekomen documenten. Bij tegenstrijdigheid heeft een specifiek schriftelijk beding voorrang op een algemeen beding.
- Een individueel ondertekende overeenkomst, opdrachtbevestiging, SLA of andere bijzondere bijlage heeft voor het betrokken onderwerp voorrang.
- Daarna geldt de aanvaarde offerte of bestelbevestiging.
- Een verwerkersovereenkomst heeft voor persoonsgegevens en verwerkingsverplichtingen voorrang op deze algemene voorwaarden.
- Deze algemene voorwaarden vullen de overige documenten aan.
3. Diensten en scope
Codegenie levert onder meer websites, webapplicaties, Laravel- en PHP-ontwikkeling, API- en Peppol-integraties, technische analyses, serverconfiguratie, hostinggerelateerde werkzaamheden, onderhoud en ondersteuning. Alleen prestaties die uitdrukkelijk in de offerte, overeenkomst of SLA zijn opgenomen behoren tot de scope.
Een eenmalige ontwikkeling, migratie of serverconfiguratie houdt geen stilzwijgende verplichting in om de oplossing daarna te monitoren, onderhouden, beveiligen, updaten of back-uppen.
4. Offertes, prijzen en totstandkoming
Offertes zijn in beginsel 30 dagen geldig tenzij anders vermeld. Prijzen zijn exclusief btw en exclusief niet vermelde kosten van derden. Een overeenkomst ontstaat door schriftelijke aanvaarding van de offerte, ondertekening van een overeenkomst of een andere ondubbelzinnige schriftelijke opdrachtbevestiging.
Werk dat op uitdrukkelijk verzoek van de klant wordt gestart vóór formele ondertekening kan volgens de meegedeelde tarieven worden gefactureerd wanneer voldoende duidelijk was welke prestaties werden gevraagd.
5. Wijzigingen en meerwerk
Wensen die de overeengekomen scope wijzigen of uitbreiden zijn meerwerk. Codegenie meldt waar redelijk mogelijk vooraf de impact op prijs, planning en technische aanpak. De betrokken werkzaamheden worden uitgevoerd na akkoord van de klant.
Codegenie mag het door een wijzigingsverzoek geraakte deel van de planning opschorten totdat voldoende duidelijkheid of akkoord bestaat. Herstel van een aantoonbare afwijking van de overeengekomen specificaties is geen meerwerk.
6. Medewerking van de klant
De klant levert tijdig correcte inhoud, toegangen, beslissingen, testgegevens en feedback die redelijkerwijs nodig zijn. De klant zorgt ervoor dat verstrekte accounts en gegevens rechtmatig mogen worden gebruikt.
Vertraging of extra werk door ontbrekende, onjuiste of laattijdige input kan de planning verschuiven en als meerwerk worden aangerekend wanneer Codegenie dit redelijk onderbouwt.
7. Planning en termijnen
Termijnen zijn indicatief tenzij uitdrukkelijk schriftelijk als bindend resultaat zijn overeengekomen. Afhankelijkheden van de klant, leveranciers, hostingproviders, API’s, scopewijzigingen en overmacht kunnen een redelijke herplanning noodzakelijk maken.
Codegenie informeert de klant zodra een materiële vertraging redelijkerwijs voorzienbaar is en beperkt de gevolgen waar dat binnen de overeengekomen scope mogelijk is.
8. Oplevering, testen en aanvaarding
Wanneer een project daarvoor geschikt is, stelt Codegenie een oplevering of testversie ter beschikking. Tenzij anders overeengekomen krijgt de klant in beginsel 14 kalenderdagen om zichtbare en reproduceerbare afwijkingen van de overeengekomen specificaties schriftelijk te melden.
Een melding beschrijft voldoende concreet het verwachte gedrag, het vastgestelde gedrag en de stappen om het probleem te reproduceren. Kleine afwijkingen die normaal gebruik niet wezenlijk verhinderen blokkeren de oplevering niet en worden binnen een redelijke termijn behandeld.
Schriftelijke goedkeuring of ingebruikname van de oplevering in productie geldt als aanvaarding voor zichtbare punten die de klant redelijkerwijs kon beoordelen. Dit doet geen afbreuk aan rechten met betrekking tot verborgen gebreken of dwingend recht.
9. Gebreken en herstel
Codegenie herstelt binnen een redelijke termijn reproduceerbare materiële afwijkingen van uitdrukkelijk overeengekomen specificaties die aan Codegenie zijn toe te rekenen. Nieuwe wensen, veranderde bedrijfsregels, nieuwe browser- of platformvereisten en wijzigingen bij derden zijn geen gebrek aan de oorspronkelijke oplevering.
Een herstelverplichting geldt niet voor problemen die hoofdzakelijk zijn veroorzaakt door ongeautoriseerde wijzigingen door de klant of derden, onjuist gebruik, niet-ondersteunde infrastructuur of het negeren van schriftelijk meegedeelde kritieke technische vereisten.
10. Onderhoud en ondersteuning
Onderhoud, monitoring, updates, securitypatches, backups, incidentopvolging en support na oplevering zijn alleen inbegrepen wanneer dit uitdrukkelijk in een onderhoudsformule, abonnement, offerte of SLA staat.
Zonder dergelijke afspraak heeft Codegenie na oplevering geen doorlopende plicht om software, servers, domeinen, certificaten, afhankelijkheden of externe integraties actief te controleren. Werk na oplevering wordt volgens de geldende afspraken of tarieven uitgevoerd.
11. Serverbeheer en technische toegang
Serverbeheer is beperkt tot de servers, containers, diensten en beheertaken die uitdrukkelijk zijn overeengekomen. Een initiële configuratie omvat niet automatisch permanent beheer.
Wanneer de klant of een derde beheerders-, root-, SSH-, cloud- of configuratietoegang behoudt, is Codegenie niet verantwoordelijk voor gevolgen die redelijkerwijs voortvloeien uit wijzigingen buiten haar controle. De klant meldt relevante wijzigingen die de beheerde omgeving kunnen beïnvloeden.
Bij een ernstig en actueel beveiligingsrisico mag Codegenie binnen een beheerde omgeving noodzakelijke en proportionele tijdelijke maatregelen nemen, zoals het isoleren of uitschakelen van een kwetsbare dienst, wanneer wachten redelijkerwijs grotere schade kan veroorzaken. De klant wordt zo snel als praktisch mogelijk geïnformeerd.
12. Updates, securitypatches en end-of-life
Binnen een overeengekomen onderhouds- of beheerformule voert Codegenie updates uit volgens de afgesproken scope, risicoklasse en onderhoudsvensters. Een securitypatch, normale onderhoudsupdate en major upgrade of migratie zijn verschillende soorten werkzaamheden.
Major upgrades, frameworkmigraties, besturingssysteemmigraties en ingrijpende compatibiliteitsaanpassingen zijn afzonderlijk werk tenzij ze uitdrukkelijk inbegrepen zijn.
Wanneer software of infrastructuur end-of-life of aantoonbaar onveilig wordt, kan Codegenie een upgrade of vervanging adviseren. Weigert de klant een redelijk en schriftelijk onderbouwd kritisch advies, dan draagt de klant de bijkomende risico’s voor zover die rechtstreeks uit die weigering voortvloeien.
13. Hosting, domeinen, DNS en SSL
Hosting, domeinregistratie, DNS, certificaten, CDN, e-mailinfrastructuur en cloudplatformen kunnen door externe leveranciers worden geleverd en vallen mede onder hun voorwaarden, technische beperkingen en beschikbaarheid. Een uptimegarantie geldt alleen wanneer die uitdrukkelijk in een SLA is opgenomen.
Domeinnamen worden waar technisch en contractueel mogelijk op naam van de klant geregistreerd. Codegenie kan als technisch beheerder of tussenpersoon optreden. Vernieuwing van domeinen of certificaten is alleen inbegrepen wanneer dit uitdrukkelijk is afgesproken en de klant tijdig de nodige betaling en gegevens verstrekt.
14. Backups en herstel
Backups worden alleen door Codegenie beheerd wanneer dit uitdrukkelijk is overeengekomen. Frequentie, bewaartermijn, opslaglocatie en eventuele hersteltests worden bepaald in de offerte, onderhoudsformule of SLA.
Een backup is een risicobeperkende herstelvoorziening en geen absolute garantie tegen gegevensverlies of een archiveringsdienst. Herstel is afhankelijk van de beschikbaarheid en technische integriteit van de beschikbare backup. Zonder afgesproken backupdienst is de klant verantwoordelijk voor een passende onafhankelijke backup- en archiveringsstrategie.
15. SLA, support en incidenten
Concrete beschikbaarheidsvensters, prioriteiten, responstijden en monitoringverplichtingen gelden alleen wanneer ze in een SLA of serviceformule zijn vastgelegd. Een responstijd is de termijn waarbinnen Codegenie een incident beoordeelt of opvolgt en is geen gegarandeerde hersteltijd.
Zonder 24/7-SLA wordt geen permanente beschikbaarheid buiten de normale overeengekomen supportmomenten verondersteld. Codegenie mag redelijke informatie vragen die nodig is om een incident te reproduceren, classificeren en veilig te behandelen.
16. Software en diensten van derden
Projecten kunnen gebruikmaken van hostingproviders, open-sourcepakketten, commerciële licenties, betaalproviders, Peppol-providers, API’s, SaaS-diensten, registrars en andere externe diensten. Hun voorwaarden en technische keuzes kunnen wijzigen zonder controle van Codegenie.
Codegenie staat in voor haar eigen integratie- en configuratiewerk binnen de overeengekomen scope, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid of blijvende compatibiliteit van diensten van derden. Aanpassingen die nodig worden door prijs-, licentie-, API-, beveiligings- of platformwijzigingen bij derden kunnen als meerwerk worden behandeld.
17. Beveiliging
Codegenie past binnen de afgesproken scope passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe volgens de aard van de dienst en de redelijkerwijs bekende risico’s. Geen enkel IT-systeem kan volledig vrij van kwetsbaarheden, storingen of aanvallen worden gegarandeerd.
De klant beheert credentials zorgvuldig, beperkt toegangen, gebruikt waar afgesproken multifactorauthenticatie en meldt vermoedens van misbruik of lekken zonder onredelijke vertraging. Een beveiligingsscan, audit of hardeningopdracht is geen garantie dat alle huidige of toekomstige kwetsbaarheden worden gevonden.
18. Facturatie, e-facturatie en betaling
Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Waar de Belgische wet gestructureerde elektronische B2B-facturatie verplicht, kan Codegenie de factuur via Peppol of een andere wettelijk toegelaten gestructureerde methode uitreiken. Een bijkomende pdf is geen voorwaarde voor de geldigheid van de factuur.
Bij betalingsachterstand zijn van rechtswege de toepasselijke interesten en vergoedingen verschuldigd overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, waaronder de wettelijk voorziene forfaitaire invorderingsvergoeding. Codegenie kan na voorafgaande kennisgeving en een redelijke mogelijkheid tot betaling de verdere uitvoering proportioneel opschorten.
19. Terugkerende kosten en prijswijzigingen
Terugkerende vergoedingen kunnen worden aangepast wanneer dit in de overeenkomst is voorzien, bijvoorbeeld op basis van een objectieve index of aantoonbare prijswijzigingen van noodzakelijke leveranciers. Codegenie deelt een materiële wijziging vooraf mee.
Een wezenlijke prijsverhoging die niet louter volgt uit een vooraf overeengekomen indexatie of rechtstreeks doorgerekende leverancierskost geeft de klant, tenzij anders individueel overeengekomen, de mogelijkheid om de betrokken terugkerende dienst vóór de ingangsdatum te beëindigen.
20. Intellectuele eigendom
Materialen en rechten die vóór de opdracht aan een partij toebehoorden blijven van die partij. Codegenie behoudt haar generieke knowhow, methodes, herbruikbare componenten, libraries, scripts, tools, producten en andere vooraf bestaande of algemeen inzetbare onderdelen.
Tenzij de offerte uitdrukkelijk een overdracht van auteursrechten bepaalt, ontvangt de klant na volledige betaling een eeuwigdurende, wereldwijde en niet-exclusieve licentie om de projectspecifieke opgeleverde onderdelen voor zijn eigen professionele activiteiten te gebruiken, te laten hosten, te wijzigen en door een opvolgende dienstverlener te laten onderhouden. De klant mag Codegenie-background-IP niet als zelfstandig product doorverkopen of sublicentiëren buiten wat nodig is voor het gebruik van de oplevering.
Een uitdrukkelijk overeengekomen overdracht van auteursrechten op maatwerk gebeurt pas na volledige betaling en geldt alleen voor de rechten en onderdelen die schriftelijk zijn omschreven. Open-source- en derdepartijcomponenten blijven onder hun eigen licentievoorwaarden vallen.
21. Klantmateriaal en rechtmatig gebruik
De klant blijft verantwoordelijk voor teksten, beelden, databanken, handelsmerken, persoonsgegevens, software, accounts en andere materialen die hij aanlevert of laat gebruiken. De klant bevestigt dat hij daarvoor de nodige rechten en rechtsgronden heeft.
Wanneer een derde een aanspraak maakt die rechtstreeks voortvloeit uit onrechtmatig of inbreukmakend klantmateriaal, werkt de klant redelijk mee aan de afhandeling en draagt hij de schade en redelijke kosten voor zover die aan zijn materiaal of instructies zijn toe te rekenen. Codegenie informeert de klant zonder onredelijke vertraging over een dergelijke aanspraak.
22. Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen niet-publieke bedrijfsinformatie, broncode, credentials, configuraties, technische documentatie, commerciële informatie en andere redelijkerwijs vertrouwelijke gegevens vertrouwelijk en gebruiken die alleen voor de samenwerking.
De verplichting geldt niet voor informatie die rechtmatig openbaar is, al rechtmatig bekend was, onafhankelijk werd ontwikkeld of wettelijk moet worden meegedeeld. Vertrouwelijkheid blijft gelden zolang de aard van de informatie dit redelijkerwijs vereist, ook na het einde van de opdracht.
23. Persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst
Elke partij respecteert de AVG/GDPR en andere toepasselijke gegevensbeschermingsregels voor haar eigen rol. Wanneer Codegenie persoonsgegevens uitsluitend namens de klant verwerkt als verwerker, sluiten partijen waar vereist een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG.
Die verwerkersovereenkomst bepaalt onder meer onderwerp en duur van de verwerking, instructies, beveiligingsmaatregelen, vertrouwelijkheid, subverwerkers, assistentie, verwijdering of teruggave van gegevens en incidentmelding. Voor deze onderwerpen heeft de verwerkersovereenkomst voorrang op deze algemene voorwaarden.
24. Aansprakelijkheid
Iedere partij is aansprakelijk voor de voorzienbare rechtstreekse schade die door haar toerekenbare contractuele tekortkoming wordt veroorzaakt, binnen de grenzen van deze voorwaarden en het dwingend recht. Voor zover wettelijk toegestaan is Codegenie niet aansprakelijk voor louter indirecte economische schade, gevolgschade of gederfde winst.
Voor een eenmalige opdracht is de totale aansprakelijkheid van Codegenie in beginsel beperkt tot de vergoedingen die voor de betrokken opdracht aan Codegenie zijn betaald. Voor een doorlopende dienst is de totale aansprakelijkheid in beginsel beperkt tot de vergoedingen die voor de rechtstreeks betrokken dienst zijn betaald gedurende de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit.
Deze beperkingen gelden niet waar aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt, waaronder bij bedrog of opzettelijke fout en voor zover toepasselijk zware fout, lichamelijke schade of andere gevallen waarvoor dwingend recht een ruimere aansprakelijkheid oplegt.
Voor zover wettelijk toegestaan gelden dezelfde contractuele beperkingen en verweermiddelen voor buitencontractuele vorderingen die verband houden met de uitvoering van de overeenkomst. Hulppersonen die Codegenie voor de uitvoering inschakelt mogen, voor zover wettelijk toegestaan, de relevante contractuele verweermiddelen en aansprakelijkheidsbeperkingen inroepen.
25. Opschorting, beëindiging en exit
Een partij die een herstelbare ernstige tekortkoming vaststelt, geeft de andere partij in beginsel schriftelijk een redelijke termijn om die tekortkoming te herstellen. Bij aanhoudende niet-betaling, ernstig misbruik, onrechtmatig gebruik of een acuut beveiligingsrisico kan Codegenie de betrokken dienst proportioneel opschorten wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is.
Bij beëindiging blijven uitgevoerde prestaties, verschuldigde facturen en niet-annuleerbare kosten van derden verschuldigd. Voor abonnementen en terugkerende diensten gelden de individueel overeengekomen looptijd en opzegregels.
Na beëindiging levert Codegenie, voor zover technisch beschikbaar en na betaling van opeisbare bedragen, de overeengekomen klantdata, broncode, exports of credentials over die volgens de overeenkomst aan de klant toekomen. Migratie, overdrachtsbegeleiding en werkzaamheden buiten de standaardoplevering kunnen aan de geldende tarieven worden aangerekend. De klant vraagt tijdig de nodige export aan vóór gegevens volgens de toepasselijke bewaartermijnen worden verwijderd.
26. Overmacht
Geen partij is aansprakelijk voor een tekortkoming die het gevolg is van een gebeurtenis buiten haar redelijke controle en die zij redelijkerwijs niet kon voorkomen of verhelpen, zoals langdurige infrastructuur- of telecomstoringen, grootschalige cyberincidenten ondanks passende maatregelen, ernstige ziekte, natuurrampen, overheidsmaatregelen of uitval van een essentiële leverancier.
De getroffen partij informeert de andere partij zo snel als redelijk mogelijk en beperkt de gevolgen waar dit praktisch haalbaar is. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen en verhindert zij wezenlijk de betrokken dienst, dan kan elke partij die dienst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding voor de beëindiging zelf. Reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.
27. Klachten
Klachten worden zo snel als redelijk mogelijk na vaststelling schriftelijk en voldoende concreet gemeld zodat onderzoek en herstel mogelijk blijven. Voor zichtbare afwijkingen bij oplevering geldt de test- en acceptatieregel uit deze voorwaarden. Verborgen problemen worden binnen een redelijke termijn na ontdekking gemeld.
Partijen werken redelijk mee aan diagnose en oplossing. Een klacht schort de betalingsverplichting voor onbetwiste prestaties niet automatisch op.
28. Belgisch recht en slotbepalingen
Op de samenwerking is Belgisch recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst te goeder trouw in overleg op te lossen. Daarna zijn de bevoegde rechtbanken volgens de wettelijke bevoegdheidsregels bevoegd.
Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betrokken bepaling waar nodig door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert zonder een kennelijk onevenwicht te creëren.
Het niet onmiddellijk afdwingen van een recht betekent geen afstand van dat recht. Wanneer deze voorwaarden in meerdere talen beschikbaar zijn, geldt bij interpretatieverschillen de Nederlandse versie als referentie, tenzij dwingend recht of een specifieke schriftelijke overeenkomst anders bepaalt.
Ondernemingsgegevens
Codegenie · Gentsestraat 98a bus 001, 8530 Harelbeke · info@codegenie.be · BTW BE0770651142